Herramientas y automatizaciones para ahorrar tiempo en tu negocio digital

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Cuando emprendemos en el mundo digital al principio todo se ve muy bonito. Sin embargo, luego de ver todo lo que se tiene que hacer backstage, por ejemplo: escribir blog, grabar podcast, tomarse fotos, hacer entrevistas, enviar correos, y mucho más, te das cuenta de que es igual de mucho trabajo que un empleo regular. Por eso necesitamos algunas herramientas y automatizaciones para ahorrar tiempo en nuestro negocio digital. 

Hay proyectos que para llevarlos a cabo en tu negocio, necesita algunas tareas en específico, y esas tareas son siempre las mismas. Cuando veas que estás repitiendo y repitiendo la misma tarea cada semana, es tiempo de ver si se puede automatizar de alguna manera. 

Especialmente como mamá emprendedora necesito buscar siempre la manera de organizar mejor mi tiempo para lograr más. Nunca podría ahorrar tiempo si no me mantuviera siempre buscando la manera más rápida de terminar mis tareas. Te voy a compartir algunas de las herramientas y automatizaciones que uso para ahorrar tiempo en mis tareas. 

1| Programa tus publicaciones

No hay nada que te quite más tiempo que tomar una foto, editarla, subirla, decidirte por un caption, decidirte por los hashtags, publicarlo y entonces, luego dedicar unos minutos para estar activa en los comentarios y en las historias. No publiques nada en tiempo real, te quitará mucho tiempo, tiempo valioso que posiblemente puedes usar para dedicarle a tus hijos, o para completar otras tareas. 

Yo, ahora mismo, estoy usando Facebook Business Suite para programar Instagram y Facebook. Antes usaba otras aplicaciones, pero Facebook Business Suite lo ha hecho todo más fácil, así que desde mi computadora lo programo todito. También, para programar Pinterest, uso mucho Tailwind. 

2| Programa tus citas al recibir nuevos clientes o hacer entrevistas 

No hay momento más importante que la primera impresión al pedir una entrevista o recibir un nuevo cliente. Y para esto, hay varios sistemas que nos ayudan a causar una buena impresión. Vamos a dividirlo en dos, primero, si vas a hacer entrevistas:

• Si necesitas hacer entrevistas, utiliza un sistema que te permita hacer un calendario de tu agenda disponible y enviar un enlace para que la otra persona escoja el tiempo que mejor le funcione. ¡No hay por qué decidir esto con 50 mensajes privados en Instagram! Yo utilizo y amo Acuity Scheduling, me permite hacer formularios, hacer mi agenda, enviar recordatorios y hasta cobrar si hace falta. 

• Ahora, si tienes clientes, puedes usar Honeybook (este link te dará un 20% de descuento en tu primer año). Estuve un tiempo como asistente virtual, y me ayudó a hacer plantillas de email para los clientes, definir los honorarios de mis servicios, marcar tareas como realizadas, hacer mi agenda, enviar recordatorios, y hasta le hacen un portal al cliente para que pueda ver todo lo trabajado. Ahora mismo es el favorito de muchas personas que ofrecen servicios. 

3| Crea plantillas para ahorrar tiempo en tu negocio digital

Podemos crear plantillas cuando vemos que algo se repite una y otra vez. Por ejemplo, algunas plantillas que puedes crear son las siguientes:

• Publicaciones de Instagram:

Si sabes que tus frases o carruseles siempre tienen el mismo look, entonces cuando vayas a Canva, crea una plantilla de una de las publicaciones y úsala la próxima vez que comiences una nueva. 

• Plantillas de Email:

En la configuración de tu Gmail, habilita el uso de plantillas. Esto es muy importante especialmente cuando hay un email que usas todo el tiempo, entonces creas una plantilla con ese correo, y no tienes que escribirlo desde cada vez que vayas a enviarlo. Esto lo puedes hacer con un correo electrónico que envíes siempre a las personas que deseas entrevistar, a las marcas que desees enviarle un pitch o propuesta, o hasta respondiendo preguntas frecuentes de tus clientes o alumnos. 

• Plantillas en Trello

Para planificar y administrar tus proyectos, puedes usar un software con Trello. Cuando uso Trello, hago tarjetas con el checklist del flujo de trabajo (workflow), es decir, todo lo que se necesita hacer para que esa tarea se lleve a cabo en su totalidad. Esta tarjeta la convierto en plantilla, y cada vez que planifico una tarea nueva, creo una tarjeta usando esa plantilla. Si tienes Trello Gold, puedes usar un power-up como el butler, que te permite automatizar acciones que se repiten todo el tiempo.

Sneak Peek de uno de mis tableros:

4| Automatiza tus ventas con una tienda online

Estamos en una era digital, y hay tantos lugares que te permiten facturar y vender online, como Etsy, Shopify, SamCart, ¡y muchos más! 

¿Por qué las personas deciden vender por mensajes? ¿Sabes la cantidad de veces que no he comprado algo que quería, simplemente porque se me olvido enviarle un mensaje a la creadora al DM? 😢

Si hay sistemas que te ayudan a cobrar, a pedir nombre, correo electrónico, dirección postal… ¿por qué decides pasar todo un día en los mensajes de Instagram y hacerlo tú? 

Posiblemente hagas esto por dos razones: piensas que no tienes el dinero suficiente para cubrirlo, o a lo mejor lo desconocías. Si es alguna de estas razones, atrévete a invertir en una plataforma como Etsy o Shopify, ya que te van a ayudar a ahorrar tiempo y a escalar tu negocio, porque vas a poder vender más y más rápido. 

5| Automatiza tus Emails

Una de las mejores decisiones que puedes tomar como emprendedora digital es comenzar tu lista de emails y enviar correos electrónicos a tu comunidad regularmente. Si no sabes como comenzar, te recomiendo escuchar el episodio #24 del podcast: Cómo empezar tu lista de emails. 

Para enviar emails en masa y automatizarlos, ahora mismo estoy usando ConvertKit, que tiene demasiadas funcionalidades, y lo mejor es que puedes empezar de gratis, así que si deseas empieza con ConvertKit aquí. 

6| Crea un Manual de Procedimientos

A un manual de procedimientos también se le conoce en Inglés como un Standard Operating Procedure. Se trata de hacer un tutorial explicando cómo te gusta hacer las cosas a ti. Esto se hace por si alguna vez tienes que delegar un trabajo, siempre estará disponible ese manual o tutorial para enviarlo rápidamente.

Por ejemplo, yo estoy actualmente recibiendo ayuda en Pinterest y en mi blog. Es por esto, que he hecho tutoriales y siempre los tenemos accesibles, por si llega alguien nuevo y no sabe la forma correcta de publicar en mi blog, pues le enviamos el tutorial y ya está. De esta forma no tienes que reunirte cada vez con una persona nueva para explicarle. 

Así que, estas son algunas de las herramientas y automatizaciones que me ayudan a ahorrar tiempo en mi negocio digital: programar mis publicaciones, programar mis citas o entrevistas, utilizar plantillas si puedo, automatizar mis ventas con una tienda online, (actualmente no vendo productos físicos pero sí utilizo Shopify y Kajabi para la entrega de algunos productos digitales), automatizar mis emails y crear manual de procedimientos. Espero te hayan dado una idea más clara de cómo puedes ahorrar tiempo, especialmente si eres mamá emprendedora. 

¿Cuáles de estas automatizaciones ya usas en tu negocio?